Aller au contenu

Centre d’aide OF/CFA

Comment utiliser votre espace OF/CFA ?

Votre espace ManageForma vous permet de centraliser la gestion de vos formateurs externes, de vos missions, de vos plannings et de vos documents qualité.

Pour bénéficier pleinement des fonctionnalités de la plateforme, commencez par compléter les informations de votre organisme et configurer vos paramètres.

Tutoriel 1 — Compléter le profil de votre organisme

  1. Connectez-vous à votre espace OF/CFA.
  2. Ouvrez le menu Profil.
  3. Renseignez les informations de votre établissement :
    • raison sociale ;
    • nom commercial, le cas échéant ;
    • adresse ;
    • code postal et ville ;
    • numéro de téléphone ;
    • adresse e-mail de contact ;
    • informations administratives demandées.
  4. Vérifiez les informations saisies.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Ces données permettent d’identifier clairement votre organisme auprès des formateurs.

Tutoriel 2 — Créer une mission

  1. Ouvrez le menu Missions.
  2. Cliquez sur Créer une mission.
  3. Renseignez les principales informations :
    • intitulé de la mission ;
    • type de formation ;
    • spécialité recherchée ;
    • lieu d’intervention ;
    • période prévue ;
    • description et objectifs ;
    • tarif proposé.
  4. Ajoutez les sessions ou modules concernés.
  5. Enregistrez la mission.

Une description précise permet aux formateurs de mieux comprendre vos besoins avant de candidater.

Tutoriel 3 — Ajouter les sessions d’une mission

Une mission peut comprendre une ou plusieurs sessions, matières, blocs de compétences ou modules.

  1. Ouvrez la mission concernée.
  2. Accédez à la rubrique des Sessions.
  3. Cliquez sur Ajouter une session.
  4. Renseignez :
    • le nom du module ou de la matière ;
    • les dates concernées ;
    • les horaires ;
    • le nombre d’heures ;
    • le lieu ;
    • le tarif spécifique, si nécessaire.
  5. Enregistrez la session.

Lorsqu’un tarif spécifique est renseigné pour une session, il est prioritaire sur le tarif général de la mission.

Tutoriel 4 — Planifier une session

ManageForma propose deux modes de planification.

Planification récurrente

Utilisez ce mode lorsqu’une session se déroule régulièrement, par exemple chaque lundi de 9 h à 12 h.

  1. Choisissez le mode Récurrent.
  2. Indiquez la période de début et de fin.
  3. Sélectionnez les jours concernés.
  4. Renseignez les horaires.
  5. Ajoutez les dates à exclure, si nécessaire.
  6. Enregistrez la planification.

Planification manuelle

Utilisez ce mode lorsque les dates sont irrégulières.

  1. Choisissez le mode Plages manuelles.
  2. Ajoutez chaque date séparément.
  3. Indiquez les heures de début et de fin.
  4. Enregistrez les différentes plages.

Les deux modes sont exclusifs : une même session ne peut pas utiliser simultanément une planification récurrente et des plages manuelles.

Tutoriel 5 — Rechercher un formateur dans le vivier

  1. Ouvrez le menu Vivier formateurs.
  2. Utilisez les critères disponibles pour rechercher un profil :
    • spécialité ;
    • compétences ;
    • localisation ;
    • type de formation ;
    • disponibilités.
  3. Consultez les informations du formateur.
  4. Vérifiez ses compétences, son CV et ses périodes de disponibilité.

Seuls les formateurs disposant d’un profil exploitable et de disponibilités futures peuvent apparaître dans le vivier.

La consultation du vivier ne vaut pas affectation définitive à une mission.

Tutoriel 6 — Publier une mission et recevoir des candidatures

  1. Ouvrez la mission concernée.
  2. Vérifiez que les sessions, dates et horaires sont correctement renseignés.
  3. Publiez la mission afin de la rendre accessible aux formateurs compatibles.
  4. Les formateurs disponibles peuvent consulter la proposition et manifester leur intérêt.
  5. Retrouvez leurs réponses dans le menu Candidatures reçues.

Une mission ne sera proposée qu’aux formateurs dont les disponibilités couvrent les plages prévues.

Tutoriel 7 — Traiter une candidature

  1. Ouvrez le menu Candidatures reçues.
  2. Sélectionnez la mission concernée.
  3. Consultez le profil du formateur candidat.
  4. Vérifiez :
    • ses compétences ;
    • ses spécialités ;
    • son CV ;
    • ses disponibilités ;
    • les conditions proposées.
  5. Choisissez l’action adaptée :
    • Affecter pour retenir le formateur ;
    • Refuser pour ne pas donner suite.

L’acceptation d’une proposition par un formateur ne constitue pas une affectation définitive. La mission est confirmée uniquement après votre validation.

Lorsqu’une candidature est refusée, le formateur est informé par e-mail.

Tutoriel 8 — Suivre les missions affectées

  1. Ouvrez le menu Missions.
  2. Accédez à la rubrique des missions affectées.
  3. Consultez les formateurs retenus pour chaque session.
  4. Vérifiez les dates, horaires, volumes d’heures et tarifs.
  5. Identifiez les sessions restant à pourvoir.

Une mission comprenant plusieurs sessions peut être :

  • non pourvue ;
  • partiellement pourvue ;
  • totalement pourvue.

Une mission ne doit être considérée comme totalement affectée que lorsque toutes ses sessions ont été attribuées.

Tutoriel 9 — Consulter le planning

  1. Ouvrez le menu Planning.
  2. Consultez les sessions prévues par date ou par formateur.
  3. Ouvrez le détail d’une session pour afficher :
    • la mission concernée ;
    • le module ou la matière ;
    • le jour ;
    • l’heure de début ;
    • l’heure de fin ;
    • le lieu ;
    • le formateur affecté.
  4. Utilisez la synthèse pour consulter :
    • le nombre de séances ;
    • le total d’heures ;
    • le coût prévisionnel par formateur.

Vous pouvez également imprimer :

  • le planning général de l’organisme ;
  • le planning individuel de chaque formateur.

Tutoriel 10 — Gérer les documents qualité

  1. Ouvrez le menu Documents qualité.
  2. Recherchez le formateur ou la mission concernée.
  3. Consultez les documents déjà disponibles.
  4. Cliquez sur Demander ce document lorsqu’un justificatif manque.
  5. Vérifiez le message préparé avant l’envoi.
  6. Suivez le statut de la demande jusqu’au dépôt du document par le formateur.

Vous pouvez gérer :

  • les documents généraux du formateur ;
  • les documents spécifiques à votre organisme ;
  • les documents liés à une mission ou à une session ;
  • les éléments associés aux indicateurs Qualiopi.

Un document déjà présent ne doit être remplacé qu’après vérification du nouveau fichier.

Tutoriel 11 — Configurer les documents spécifiques

Votre organisme peut demander des documents qui ne figurent pas dans la liste standard de ManageForma.

  1. Ouvrez le menu Paramétrage.
  2. Accédez à la rubrique Documents spécifiques.
  3. Cliquez sur Ajouter un document.
  4. Renseignez :
    • le nom du document ;
    • sa description ;
    • son caractère obligatoire ou facultatif ;
    • l’indicateur Qualiopi associé, le cas échéant.
  5. Enregistrez le paramètre.

Le document pourra ensuite être demandé aux formateurs concernés.

Tutoriel 12 — Personnaliser les modèles de messages

  1. Ouvrez le menu Paramétrage.
  2. Accédez aux Modèles de messages.
  3. Sélectionnez le message à modifier.
  4. Personnalisez le contenu selon les pratiques de votre organisme.
  5. Vérifiez que le message reste clair et professionnel.
  6. Enregistrez le modèle.

Ces modèles sont notamment utilisés pour les demandes de documents et certaines communications adressées aux formateurs.

Bonnes pratiques pour utiliser ManageForma

Avant de publier une mission, vérifiez que :

  • les informations de votre organisme sont complètes ;
  • la description de la mission est précise ;
  • toutes les sessions sont renseignées ;
  • les dates et horaires sont corrects ;
  • le lieu d’intervention est indiqué ;
  • les tarifs ont été vérifiés ;
  • les documents nécessaires sont configurés ;
  • les modèles de messages sont à jour.

Une mission complète et correctement planifiée facilite la recherche de formateurs compatibles et limite les erreurs d’affectation.